No permita que las "cuentas por cobrar engañosas" le roben el impulso 

En Blue, sabemos que, como propietario de un negocio, está construyendo algo significativo y que cada dólar cuenta cuando está impulsando su sueño. Desafortunadamente, el riesgo de fraude de cuentas por cobrar, a veces llamado de manera irónica "cuentas por engañar", puede descarrilar silenciosamente el progreso, especialmente para las pequeñas y medianas empresas. Estos equipos trabajadores a menudo hacen malabarismos con los pagos atrasados sin el personal o las salvaguardias necesarias para detectar señales de alerta a tiempo mediante medidas preventivas. 

Estamos aquí para ayudarle a mantenerse un paso adelante. A continuación, repasaremos cuatro tipos comunes de fraude de cuentas por cobrar, señales a tener en cuenta y mejores prácticas simples de prevención de fraude que pueden proteger el impulso que usted ha trabajado tan duro para generar con su pequeña empresa. 

Lapeado 

Los esquemas de lapeado son como un juego de trileros financieros. 

Ocurre cuando un empleado desvía un pago de un cliente para cubrir un pago robado de otro. Este tipo de pérdida financiera puede pasar desapercibida hasta que los libros ya no cuadran, o peor aún, cuando un cliente valioso expresa una preocupación. 

Ejemplo: George, un empleado de Hopeland Trinkets, se embolsa un cheque de 800 $ de Lucille. Crea una cuenta comercial falsa, "Hopeland Treasures", y deposita los fondos. Cuando otro cliente paga, acredita la cuenta de Lucille, y así el ciclo continúa. 

Señal de alerta a tener en cuenta: un aumento en las cuentas vencidas o retrasos inexplicables en la publicación de pagos, así como errores en las cuentas marcadas como "no pago".  

Desnatado 

Skimming es lo que parece: quitar la parte superior antes de que se registre algo. 

En este esquema, un empleado intercepta los pagos entrantes (efectivo o cheques) antes de que se registren. Incluso pueden intentar equilibrar los libros alterando silenciosamente las cuentas de gastos. 

Ejemplo: George de nuevo. Esta vez, acredita la cuenta de Lucille, pero divide los $800 como entradas falsas: la mitad en "publicidad", la mitad en "cargos de consultoría". 

Bandera roja a tener en cuenta: cuentas de gasto que se incrementan gradualmente sin explicación. 

Ventas ficticias 

Algunos estafadores inflan los números. Otros simplemente los inventan. 

Las ventas ficticias se pueden utilizar para inflar comisiones u ocultar inventario robado. Si bien la "venta" existe en papel, los ingresos y el producto nunca lo hacen. 

Ejemplo: George registra una venta de $1.600 para Lucille en lugar de $800. Se embolsa una comisión mayor mientras que la compañía no se da cuenta, hasta que los libros comienzan a mostrar un desajuste entre las ventas y el flujo de efectivo. 

Bandera roja a tener en cuenta: altos ingresos que no se alinean con los costos de envío o los depósitos bancarios. 

Cancelaciones fraudulentas 

A veces, el dinero sale de la cuenta, pero no regresa. 

Las cancelaciones deshonestas ocurren cuando alguien falsifica un reembolso o una entrada de deuda incobrable y silenciosamente redirige ese dinero a su propio bolsillo o a una cuenta en la sombra. 

Ejemplo: George registra correctamente el pago de $800 del cliente de Lucille, pero luego emite un reembolso falso de $400 por "mercancía rota", pagadero a sí mismo. 

Bandera roja a tener en cuenta: un aumento en las cancelaciones, especialmente de cuentas inactivas o no relacionadas. 

A qué estar atento 

El fraude no siempre ondea una bandera roja; podría simplemente susurrar. Pero aquí hay algunas señales de advertencia reveladoras: 

• Los ingresos aumentan, pero la actividad de envío o depósito no coincide 
• Las cuentas inactivas vuelven a estar activas de repente 
• Muchos reembolsos, anulaciones o descuentos sin razones claras 
• Discrepancias en la contabilidad 
• Las categorías de gasto aumentan 
• Quejas de los clientes sobre errores de facturación 
• Empleados que se resisten a tomar tiempo libre y a las tareas segregadas, pero prefieren las tareas laborales de control individual 
• Cambios en el estilo de vida que no se alinean con el salario 

Mejores prácticas para proteger lo que está construyendo 

Creemos en sus objetivos y estamos aquí para ayudarle a llegar allí de manera segura. Con los cheques y saldos adecuados, puede crear controles internos basados en una cultura de transparencia y confianza que mantenga a su equipo enfocado en el crecimiento y minimice el riesgo de fraude. 

• Deberes separados: Incluso los cambios simples, como rotar quién abre el correo o deposita cheques, y una segregación similar de funciones, pueden disuadir el fraude y actividades sospechosas similares. Al menos dos pares de ojos deben supervisar cada transacción importante, junto con auditorías periódicas. 
• Automatice la responsabilidad: Use sellos de depósito marcados como "Solo para depósito", concilie cuentas con frecuencia y emita estados de cuenta mensuales para las cuentas de los clientes. 
• Cree una cultura de denuncia: Capacite a su equipo con formación sobre los tipos de riesgos de fraude y formas claras y anónimas de informar inquietudes, sin temor a ser etiquetado como denunciante. 

Usted está trabajando duro para construir algo significativo. Y estamos aquí, su copiloto financiero, para ayudarle a protegerlo. Cuando su negocio prospera, su comunidad también lo hace. Es por eso que todos estamos comprometidos con su éxito. 
 
Vamos a mantenerlo avanzando, libre de fraude y lleno de posibilidades.