Para muchos pequeños empresarios, pagar a los proveedores es una de esas tareas esenciales que pueden llegar a consumir mucho tiempo. Entre el seguimiento de facturas, la confirmación de la información del proveedor, la preparación de cheques y la actualización del software contable, incluso los pagos rutinarios pueden desviar la atención de la gestión del negocio.

Blue banca comercial, impulsado por Lumin, ofrece a los miembros empresariales elegibles una forma más eficiente de administrar los pagos a proveedores. A través de la plataforma, las empresas pueden crear y enviar transferencias ACH, administrar a los destinatarios de pago, establecer controles de aprobación y rastrear la actividad desde un solo lugar conveniente.

¿Qué es una transferencia ACH?

Una transferencia de cámara de compensación automatizada, o ACH, es una transferencia electrónica enviada entre instituciones financieras a través de la red ACH.

Las transferencias ACH se utilizan comúnmente para:

• Pagos a vendedores y proveedores
• Pagos de empresa a empresa, o B2B, pagos
• Nóminas de empleados y depósitos directos
• Pagos a contratistas y autónomos
• Facturas recurrentes
• Transferencias entre cuentas de cheques empresariales elegibles

Un crédito ACH envía dinero desde la cuenta de cheques de su empresa a otra cuenta bancaria. Por ejemplo, cuando su empresa paga a un proveedor o autónomo, puede iniciar un crédito ACH.

Un débito ACH extrae fondos autorizados de una cuenta. Los débitos ACH se utilizan comúnmente para facturas recurrentes, suscripciones, pagos de préstamos y otras retiradas autorizadas.

La red ACH está regida por Nacha, que establece las normas operativas para las instituciones y organizaciones financieras participantes. Dependiendo del momento, la elegibilidad, los límites de la plataforma y los cortes de procesamiento, los créditos y débitos ACH pueden liquidarse el mismo día o dentro de una ventana de procesamiento futura. El ACH el mismo día permite que los pagos elegibles se trasladen a través de la red en el mismo día laborable.

¿Por qué usar ACH para pagar a los proveedores?

Ahorre tiempo en pagos rutinarios

Una vez que un proveedor está establecido como destinatario, puede crear una plantilla de transferencia ACH reutilizable en lugar de introducir los mismos datos de pago cada vez.

Esto puede ser especialmente útil al pagar:

• Un proveedor de servicios públicos mensuales
• Un proveedor recurrente
• Un propietario comercial
• Un contratista independiente
• Consultor o autónomo
• Un proveedor de servicios regular

Una vez creada una plantilla, el importe del pago puede ajustarse según sea necesario antes de que la transferencia ACH sea revisada y enviada. Blue Business Banking también permite a los usuarios autorizados ver las transferencias ACH programadas, el historial de pago, los destinatarios, los límites y los tiempos de corte.

Apoyo a posibles ahorros de costos

Los pagos ACH pueden proporcionar ahorros en comparación con procesos que dependen en gran medida de cheques en papel, franqueos, manejo manual o métodos de pago acelerados.

El coste real dependerá de su paquete Blue banca comercial, el volumen de transacciones y el tipo de pago que elija. Los paquetes Advantage y Executive de Blue actualmente incluyen acceso al módulo ACH y nómina, con un número fijo de transacciones ACH incluidas cada mes.

Mantener organizados los pagos empresariales

Gestionar los pagos a través de la misma plataforma que su cuenta de cheques empresarial puede facilitar la revisión de saldos, historial de transacciones, pagos pendientes y actividades de aprobación.

Blue banca comercial también se integra con software contable como QuickBooks, lo cual puede ayudar a reducir la entrada de datos duplicados y a mantener registros financieros más organizados.

Esto puede complementar herramientas como:

• QuickBooks
• Pago de facturas de QuickBooks
• Otros programas de contabilidad
• Sistemas de seguimiento de facturas
• Procesos internos de cuentas por pagar

Las características y capacidades pueden variar entre Blue banca comercial, QuickBooks pago de facturas y otros servicios de terceros, así que revise cada plataforma antes de decidir dónde debe crearse y rastrearse un pago.

Añada más control al proceso de pago

Los propietarios de negocios pueden crear subusuarios, asignar acceso basado en roles, establecer límites de transacción y controlar qué usuarios pueden iniciar o aprobar ciertos pagos.

Después de que un pago ACH se programa en Blue banca comercial, pasa a la sección de aprobaciones. Un usuario con los permisos apropiados debe aprobar la transferencia ACH antes de que pueda avanzar.

Esta separación puede ayudar a las empresas a crear un proceso coherente para revisar los pagos a los proveedores.

¿Transferencia ACH, pago de facturas o tranferencia bancaria por medio de wire?

Las transferencias ACH son una de varias formas de mover dinero a través de Blue banca comercial. La opción correcta suele depender del destinatario, el importe del pago, el momento, la urgencia y la información disponible del vendedor.

Transferencias ACH

Una transferencia ACH puede ser adecuada para pagos domésticos rutinarios o recurrentes cuando el proveedor ha proporcionado su número de ruta bancaria y su número de cuenta bancaria.

ACH se utiliza comúnmente para:

• Pagos recurrentes al proveedor
• Pagos B2B
• Depósito directo y nómina
• Pagos a contratistas y freelancers
• Archivos de pago de alto volumen
• Pagos programados

Blue banca comercial puede gestionar créditos y débitos ACH y generar archivos compatibles con Nacha.

Pago de facturas comerciales

Business pago de facturas, a veces escrito como billpay, permite a las empresas pagar facturas directamente desde una cuenta elegible. El servicio se conecta electrónicamente con muchos facturadores y puede ser útil cuando no tiene la información bancaria del destinatario o prefiere administrar el pago por facturador.

El pago de facturas puede funcionar bien para:

• Servicios públicos
• Primas de seguro
• Facturas comerciales recurrentes
• Proveedores de servicio
• Proveedores que aceptan pagos a través de una red de facturadores establecida

Transferencias bancarias por medio de wire

La transferencia bancaria por medio de wire se utiliza a menudo cuando es necesario enviar fondos con mayor urgencia o cuando un proveedor solicita específicamente el pago por transferencia.

Blue Business Banking admite tranferencias bancarias por medio de wire nacionales para usuarios elegibles y permite a las empresas establecer límites y umbrales de aprobación. El acceso para iniciar transferencias a través de Blue banca comercial está actualmente incluido en el paquete Ejecutivo, mientras que otros niveles de paquete pueden requerir servicio en sucursal.

Como una tranferencia bancaria por medio de wire suele ser difícil de revertir, verifique siempre las instrucciones directamente con el destinatario antes de enviar fondos.

Enlaces de pago

Los enlaces de pago suelen utilizarse para recaudar dinero de los clientes en lugar de enviar pagos ACH a proveedores. Por ejemplo, una empresa puede incluir un enlace de pago seguro en una factura para que el cliente pueda enviar el pago electrónicamente.

Aunque los enlaces de pago pueden soportar el flujo de efectivo entrante, cumplen un propósito diferente al de las transferencias ACH, el pago de facturas y las transferencias bancarias por medio de wire utilizadas para cubrir gastos empresariales.

Cómo enviar un pago ACH a un proveedor

Los servicios ACH a través de la banca comercial Blue están disponibles actualmente con los paquetes Advantage y Executive.

1. Seleccione Administrar ACH

Inicie sesión en Blue banca comercial y seleccione Administrar ACH en el menú de navegación. Revise y acepte la divulgación aplicable.

2. Crear una plantilla ACH

Seleccione Crear una nueva plantilla y complete los campos requeridos.

Elija el tipo de transacción que mejor se ajuste al pago. Por ejemplo, un pago empresarial a un proveedor de servicios públicos o a un vendedor puede utilizar el tipo de transacción de crédito para negocios.

Utilice un nombre de plantilla reconocible, como:

• Alquiler mensual de la oficina
• ABC Supply Company
• Diseñador de contratos
• Mantenimiento de edificios
• Pago semanal de freelancers

3. Añada al proveedor como destinatario

Antes de programar una transferencia ACH, añada al proveedor como destinatario.

Dependiendo de los campos requeridos, puede que necesite información como:

• Nombre del proveedor o del negocio
• Número de cuenta bancaria
• Número de ruta bancaria
• tipo de cuenta
• Descripción del pago
• Otra información requerida del proveedor

Revise cuidadosamente el número de cuenta bancaria y el número de ruta antes de guardar al destinatario.

4. Adjunte al destinatario a la plantilla

Vuelva a la plantilla ACH, seleccione Añadir o Editar destinatarios, elija el proveedor adecuado y guarde la selección.

5. Programar la Transferencia ACH

Seleccione Horario, introduzca el importe del pago y elija la fecha de procesamiento.

Reseña:

• Nombre del destinatario
• Información del proveedor
• Número de cuenta bancaria
• Número de ruta bancaria
• Cuenta de fondos
• Importe del pago
• Fecha de tramitación

Luego presente la transferencia para aprobación.

6. Apruebe el Pago

El pago pasará a la sección de aprobaciones. Un usuario autorizado debe revisarlo y aprobarlo antes de su procesamiento. Las empresas también deberían revisar los límites ACH y los plazos límite de la plataforma para confirmar que la transferencia está programada según lo previsto.

¿Puede usar ACH el mismo día?

El ACH el mismo día puede estar disponible para transferencias ACH elegibles que cumplan con las normas aplicables de la red, límites de dinero, requisitos de plataforma y plazos de envío.

Actualmente, Nacha permite pagos ACH elegibles el mismo día de hasta $1 millones, aunque el límite está previsto aumentar a $10 millones el 09/17/2027. Los límites de transacción y la disponibilidad de servicio de Blue pueden ser más bajos, por lo que siempre revise los límites y los tiempos límite que se muestran en la banca comercial de Blue.

Al programar un pago a un proveedor, no asuma que seleccionar la fecha actual garantiza automáticamente el procesamiento el mismo día. Verifique las opciones de procesamiento y los plazos disponibles antes de enviar el pago.

Proteja su negocio antes de enviar pagos ACH

El fraude de pago puede comenzar con un correo electrónico que parece provenir de un proveedor, contratista o autónomo conocido pidiéndole que actualice su información bancaria.

Antes de crear un nuevo destinatario o cambiar un número de cuenta bancaria o un número de ruta existente, confirme la solicitud directamente con el proveedor utilizando un número de teléfono o método de comunicación que ya conozca y en el que confíe.

Las salvaguardas adicionales incluyen:

• Uso de autenticación multifactor
• Limitación del acceso ACH y transferencia bancaria por medio de wire
• Asignación de permisos de usuario basados en roles
• Separación entre el inicio del pago y la aprobación
• Establecimiento de límites de transacción
• Revisión de alertas de cuenta
• Seguimiento del historial de pago y destinatarios
• Confirmación verbal de cambios en la información del proveedor

Blue Business Banking ofrece autenticación multinivel, monitorización de transacciones, permisos de usuario, notificaciones ACH y alertas personalizables para ayudar a las empresas a administrar la actividad de la cuenta.

Evitando retrasos y pagos devueltos

Una transferencia ACH puede retrasarse o devolverse cuando:

• El número de cuenta bancaria es incorrecto
• El número de ruta es incorrecto
• La cuenta del destinatario está cerrada
• El pago supera un límite establecido
• El pago no cumple con un plazo de procesamiento
• Un débito ACH encuentra fondos insuficientes
• La transacción no ha recibido la aprobación requerida

Antes de programar un pago, confirme que la cuenta de financiación tiene suficiente dinero disponible para cubrir la transferencia. Fondos insuficientes podrían causar la devolución de un débito ACH u otro pago y pueden llevar a cargos, retrasos por parte del proveedor o interrupciones en el servicio.

Administre pagos en línea o a través de la aplicación móvil

Blue Business Banking ofrece acceso en línea y móvil, permitiendo a los miembros empresariales administrar cuentas y servicios soportados desde más de un dispositivo. La aplicación móvil puede ayudar a los propietarios y usuarios autorizados a revisar la actividad de la cuenta mientras están fuera de la oficina.

Algunas funciones avanzadas de configuración de pago o administrativas pueden ser más fáciles de completar a través de la experiencia en línea completa. Revise las opciones disponibles en la aplicación móvil antes de confiar en ella para una transferencia ACH o tranferencia bancaria por medio de wire con límite de tiempo.

Ofrezca un mejor proceso de pagos para su empresa

Los propietarios de pequeñas empresas disponen de muchas formas de mover dinero, incluyendo transferencias ACH, pago de facturas, QuickBooks Bill Pay, transferencias bancarias por medio de wire, depósitos directos, enlaces de pago y otras herramientas de software contable.

El objetivo no es usar todas las opciones. Se trata de crear un proceso de pago seguro, repetible y adecuado para cada transacción.

Con plantillas ACH reutilizables, gestión de destinatarios, controles de aprobación, capacidades de archivos compatibles con Nacha, integración con software contable, alertas de cuenta, pago de facturas y opciones de tranferencia bancaria por medio de wire, Blue Business Banking puede ayudar a simplificar la gestión de los pagos salientes de su empresa.

Inicie sesión en Blue Business Banking para explorar los servicios ACH disponibles, o póngase en contacto con el equipo de banca comercial de Blue para recibir ayuda para elegir el paquete y las herramientas de pago que se adapten a su negocio.

Para usted. Para toda la vida. Blue Federal Credit Union.